合规视角下施工企业的印章管理

　　混乱的印章管理将给企业造成不可估量的损失，尤其是在建设工程领域中，施工企业大多合规意识淡薄，常因印章管理不规范而导致各种法律纠纷层出不穷。1999年10月，国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》主要对不同性质单位的印章制发、收缴管理做出规定。随后，国家行政机关、司法机关和各类大型国有企业纷纷制定内部印章管理规定《社会团体印章管理规定》、《民办非企业单位印章管理规定》等。可见，目前法律法规仅对印章的刻制和回收环节有强制性约束，而对印章的使用和保管环节还没有太多强制性规定，施工企业则大多以内部制度文件的形式约束这两大环节。由于内部制度文件不具备强制性，施工企业常常会忽视内部合规规范，导致法律风险频发。因此，当务之急即是呼吁施工企业尽快对印章管理问题进行总体把握，结合自身的实际情况探索、制定和遵守印章管理相关制度文件，维护自身合法权益。本文笔者将结合建筑行业现状进行梳理，强调印章使用和保管两大重要环节，以司法实例分析印章使用、保管过程中面临的法律风险，针对风险提出合规管理意见，改善施工企业印章管理混乱的乱象。

 

　　一、印章使用环节的合规管理

 

　　基于建设项目工程具备地域分布广、流动性强、周期长、合同关系复杂的特性，施工企业印章使用的种类以及数量都较为庞大，而相应的印章使用管理工作也是更加复杂。尤其是施工企业仍大量存在印章使用范围模糊，缺失规范的印章使用流程、项目部印章管理混乱等问题，为此，施工企业应该重点加强印章使用过程中的合规管理工作。

 

　　（一）明确印章使用范围

 

　　1、典型案例

 

　　案号——最高人民法院(2014)民申字第1632号

 

　　泰宏公司的项目部经理刘某向莫某某借款，并出具借条一份，借条上加盖了项目部公章。现泰宏公司主张，项目部公章的使用范围不包括对外借款，只能用于工程报告、计量、变更及决算资料方面。而法院判决认为，从建筑行业现实情况来看，部分建设施工单位不规范，使用项目部公章确认原材料供货、工人劳动报酬数额等债权债务关系的情形也不鲜见。基于此泰宏公司单方制作关于启用项目部印章的通知，以确定印章使用范围，其通知的对象是“公司各部及相关单位”，并不包括莫某某。故泰宏公司没有证据证明莫某某在《借条》制作时已知道该印章使用范围的情况下，刘某作为项目部经理在《借条》上加盖项目部公章的行为，可作为证明认定借贷关系成立的重要证据。

 

　　2、风险分析

 

　　结合上述案例及司法实践情况分析，若施工企业对印章使用范围事先没有进行明确限定，其证明使用该印章为无权代理行为的难度会大大增加，也极易引发表见代理风险。而即便施工企业内部规章制度已经明确约定印章使用范围，但若在实际使用过程中，不符合内部规章制度的要求，这种不合规行为就会给企业带来风险。若没有将内部规章制度确定的印章使用范围明确告知对方，施工企业不能以此苛责对方未尽到合理注意义务。此时施工企业因无法证明对方事先知晓印章使用范围，无法否认对方是善意且有理由相信该代理行为的，其应自行承担相应的民事责任。

 

　　3、合规指引

 

　　为防范此类风险，施工企业需将各类印章的使用范围提前纳入内部制度文件，并在后续的生产经营活动中严格遵守相关合规规范。根据《中华人民共和国民法典》第一百七十一条第四款规定：“相对人知道或者应当知道行为人无权代理的，相对人和行为人按照各自的过错承担责任”，如果施工企业可以提供证据证明自身对印章使用范围进行了明确区分，而相对人明知印章使用范围的，施工企业则可免于责任承担。因此，施工企业不仅需要在企业网站等媒介上公布印章格式及使用范围，也需要让业主方、材料供应商、分包商等另一方合同主体在签订合同时知晓所盖印章的使用范围。而印章具体的使用范围，即凡以企业名义对外发文、开具介绍信、报送报表等情形，一律加盖施工企业公章；凡属合同类的，使用合同专用章；凡属财务会计业务的，用财务专用章；职能部门印章则仅限部门内部使用。

 

　　（二）细化印章使用流程

 

　　1、典型案例

 

　　案号——新疆维吾尔自治区高级人民法院(2017)新民再81号

 

　　苏南建设集团新疆分公司将某项工程整体发包给赵某某进行施工。而原告刘某某与被告蔡某某、新疆分公司，共同签订了一份《还款协议》，协议约定新疆分公司需对此借款负连带责任。新疆分公司辩称该协议是赵某某以工程资料需加盖印章为由，将还款协议夹在工程资料里一并盖章，故该还款协议是由赵某某偷盖章，不是新疆分公司的真实意思表示。而法院判决认为，新疆分公司提交的证人证言不能有效证实其妥善管理并使用印章，亦不能证实《还款协议》上新疆分公司的印章存在盗盖情形。故因其不能证明《还款协议》的内容并非各方当事人自主协商、意思自治的民事行为，《还款协议》内容应认定为真实有效。

 

　　2、风险分析

 

　　结合上述案例及司法实践情况分析，施工企业的印章管理人员使用印章时，未按照印章使用流程，仔细核对所需盖章的文件，反而给经办人夹杂的其他文件或者是空白文件、未写明被委托人及委托事项的委托书加盖印章的，其将面临陷入诉讼纠纷、承担民事责任的风险。根据《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第四条的规定：“......出借业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书的单位，依法应当承担赔偿责任。但是，有证据证明被害人明知签订合同对方当事人是借用行为，仍与之签订合同的除外。”即施工企业面临印章管理人员未仔细核对盖章材料导致诉讼纠纷发生，其无法有效证明印章使用流程规范的将依法应当承担赔偿责任。

 

　　3、合规指引

 

　　施工企业应重视印章使用流程的细化。首先，施工企业应设立用印审批权责分离制度，并设置专门的印章管理人员等，严禁任何领导利用职权随意干涉印章的审核和使用，严禁任何人采取任何方式越权用印。此外，施工企业还需建立印章使用台账，并统一编号登记用印申请和留档备存，留档资料应包括用印事项、用印人、用印时间、用印次数、用印录像等资料。而最为重要的还是一些印章使用的细节问题，即需对盖章材料严格审查，查验用印申请的事项和签字是否真实，检查是否办理用印审批手续，一旦发现不符合要求的，需责令申请人说明情况并实施补办措施，否则不得用印。施工企业应明令禁止印章管理人员在空白介绍信、空白授权委托书、空白单据等文件上用印，若因特殊情况必须开具的，需征得审批同意并要求申请人在空白件的复印件上作出签收说明，同时在填写内容之后至使用之前复印，留档备查。与此同时，印章需严格在印章管理人员的监管下使用，若发生异地使用印章的，则需申请人办理借用手续，明确归还时间和借用期间的印章保管责任，严禁在无人监管的情况下允许他人携带印章外出。

 

　　（三）重点规范项目部的印章使用

 

　　1、典型案例

 

　　案号——湖北省随州市中级人民法院(2017）鄂13民终252号

 

　　项目施工期间，周某某以上诉人浙江萧云公司项目部的名义与被上诉人签订钢材销售合同，后因拖欠货款而引发争议。现浙江萧云公司主张货款欠条上加盖的印章含“此章涉及经济活动一律无效”字样，即在欠条上加盖印章不应构成表见代理。而法院判决认为，欠条中加盖的印章含“此章涉及经济活动一律无效”字样并不能完全否定周某某具有代理浙江萧云公司的表象。由于周某某在签订合同时出示内部承包责任书，“周某某是项目负责人，.....可根据工程进度领用工程款代买材料”，故周某某在钢材买卖达成合意时，其身份系项目经理，具有代理浙江萧云公司的表象。因此，本案中的欠条对浙江萧云公司具有效力。

 

　　2、风险解析

 

　　结合上述案例及司法实践情况分析，施工企业对专业分包、劳务分包、材料采购、设备租赁等下游合同未严格按照印章使用管理制度进行审批，将会导致其无法掌握此类合同的签署及履约情况而面临对已不利的风险隐患。此外，项目部印章常常会被擅自用于对分包工作量签证单、点工单、对账单和债务确认单等单据上，这样可能会增加项目成本，给施工企业带来一定的经济损失。甚至有一些项目部还会在借贷文件、担保文件、工伤及劳动关系证明等与工程无关的经济合同上加盖项目部印章，即便该印章标注了“涉及经济活动一律无效”，但依据《最高人民法院关于当前形势下审理民商事合同纠纷案件若干问题的指导意见》第13条“合同法第四十九条规定的表见代理制度不仅要求代理人的无权代理行为在客观上形成具有代理权的表象，而且要求相对人在主观上善意且无过失地相信行为人有代理权。”的规定，该印章仍可能会被认定为具有代理权的表象，从而导致施工企业面临相应的民事风险。

 

　　3、合规指引

 

　　施工企业应当建立和有效施行项目部印章使用管理制度，并定期安排专人飞行检查项目部印章。第一，项目部印章使用范围的限制：（1）下游合同可经施工企业审批后加盖项目部印章，但应同时向该下游主体送达《授权委托书》等材料，明示印章使用范围。（2）项目部技术章、资料章上应填加标注说明，如“此章仅限于工程技术联系或资料专用”、“不得用于签订经济合同”等字样，同时应进一步加强约束即严禁在借贷文件、担保文件、工伤及劳动关系证明上等与工程无关的经济合同上使用。第二，建立严格的项目部印章使用审批制度：（1）施工企业应明确项目部印章使用审批权限、审批责任；（2）印章使用前需填写《印章使用申请表》，由项目经理签署是否核准意见，并掌握须经施工企业审批的事项及时转交专人审批；（3）项目部印章应实行专人专柜保管，慎重选择保管人员，明确保管责任。第三，编制项目部用印台账：（1）对用印事项、时间等信息进行登记签字；（2）对所加盖文书复制留存，并按先后时间归档；（3）项目部应对用印台账妥善保管，并定期将档案提交企业备份。第四，重视项目部印章回收、销毁管理，即施工企业应在项目竣工结算和质量保修完毕后，及时安排专人负责项目部印章的回收、封存、销毁工作以及用印台账的移交手续。

 

　　二、印章保管环节的合规管理

 

　　在建设工程领域中，一些大型施工企业无暇对其所有的印章一一进行监控保管，再加上绝大多数的印章保管人责任意识与风险意识并不强，导致企业陷入印章被盗用、被伪造的险境，从而承担相应的民事责任，并面临行政处罚案件、刑事案件的调查风险，耗时耗力，损害企业形象和名誉。因此，企业应该加强印章保管过程中的合规管理工作。

 

　　（一）印章伪造

 

　　1、典型案例

 

　　案号——最高人民法院(2018)最高法民申3341号

 

　　刘某某为案涉工程的技术负责人，其私自伪造印章并加盖于案涉《保证合同》。现湖南建工集团主张《保证合同》上加盖的印章是刘某某私自伪造的，不能视为法人或分支机构的民事行为，且刘某某仅是工程技术负责人，不享有代表为外部借款提供担保的职权，故湖南建工集团不应承担任何责任。而法院判决认为，刘某某在任职期间是以企业名义从事民事活动，湖南建工集团应当对其行为承担一定的责任。且刘某某多次使用该枚伪造的印章进行民事行为，湖南建工集团对此监管不力，应当在本案中承担一定过错责任。

 

　　2、风险解析

 

　　结合上述案例及司法实践情况分析，施工企业印章管理混乱导致第三人有机可趁，利用伪造的印章对外进行经济往来并签订相应合同的，合同并不当然无效。根据《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第五条第二款规定：“行为人私刻单位公章或者擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以签订经济合同的方法进行的犯罪行为，单位有明显过错，且该过错行为与被害人的经济损失之间具有因果关系的，单位对该犯罪行为所造成的经济损失，依法应当承担赔偿责任。”即施工企业印章保管制度混乱、监管不力会被认定为存在过错，从而需要承担由此产生的赔偿责任。

 

　　3、合规指引

 

　　为防范上述提及的法律风险，除了在前期印章刻制阶段需委托专业刻章机构在印面、印油、印泥等方面加强防伪，后续还需制定详实且可操作性强的印章保管制度，尤其是需要进一步增强印章保管人员的风险识别能力和责任意识。印章保管人员应妥善保管印章，一旦发现被伪造的印章已经被多次使用的，其应向主管部门申请更换印章，并登报声明原印章作废，有效制止后续被伪造的印章再次被使用。此外，依据《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第六条第二款规定，由于聘用的人员被解聘或者受单位委托保管印章的人员被解除委托后未及时收回导致印章被伪造的，施工企业应承担赔偿责任。因此，施工企业在解聘高级管理人员、印章保管人员等印章密接人员时，必须采取措施及时收回印章。另外，施工企业应定期检查对外公开文件上所盖企业印章的真实性，若发现假章的，立即办理假章公示等手续，同时按企业内部制度追查并收回该价值，并追究有关人员的法律责任。

 

　　（二）印章被盗用

 

　　1、典型案例

 

　　案号——云南省曲靖市中级人民法院(2019)云03民终1412号

 

　　原告与被告签订《建设工程施工合同》后，原告向被告汇入工程保证金，但该项目并未开工建设。现原告主张解除建设工程合同，并要求依据合同退还保证金及支付补偿金。被告辩称案涉合同系苏某盗用公司原印章假冒公司名义签订，属于无权代理行为，对公司不发生效力。而法院判决认定被告没有提供证据证明其已就印章被盗的事实以合理方式公告或者对利害关系人发出通知，或者已向公安机关报案请求依法查处，其抗辩理由缺乏事实依据，抗辩主张不能成立，案涉代理行为引起的法律后果理应直接由被告承担。

 

　　2、风险解析

 

　　结合上述案例及司法实践情况分析，施工企业在得知其印章被盗后仍放任置之，极有可能陷入行为人盗用印章构建大量债权债务关系后逃逸的困境，从而面临纠结漫长的诉讼程序，承担不必要的损失。实践中，施工企业常常会主张其对该合同的签订毫不知情，但若无法提供证据证明印章被盗后已经采取合理方式通知利害关系人的，即施工企业仍可能被认定在印章被盗事件中存在过错，其依然需要对外承担民事责任。

 

　　3、合规指引

 

　　为防范上述提及的风险，施工企业在发现印章被盗的第一时间，应尽快通知合同相对方及时中止合同履约，而相对方在接到通知后的后续投入将不再具备“信赖利益”被保护的基础，避免了企业损失的进一步扩大。除此之外，施工企业还需安排印章保管人携带相关证件到公安机关进行报案，留存相关的报案回执，通过公安机关的介入查明事实、控制风险。同时，施工企业需采纳登报声明、网站披露等公开方式向社会公众传达被盗印章已经作废的信息，并携带报案回执、登报申明、补刻印章申请书等材料前往当地公安机关备案并重新补刻新印章。

 

　　三、结语

 

　　印章作为具备法定公信力的企业外化意志，对企业经营活动的开展发挥着重要的作用。而施工企业自身用印不规范、保管疏忽等行为，将会引发诸多的法律风险，严重影响市场交易安全，阻碍建筑行业合规持续发展。为顺应施工企业全面进行合规与风控管理的潮流，施工企业应首先摸清自身经营的实际情况，梳理和分析印章管理的特点，平衡印章管理制度的“效率”和“合规”。

 

　　全套印章管理制度建立之后，施工企业需尽快落实印章的合规要求、全过程风险管理要求，尤其是加大力度管控印章使用和印章保管这两大环节，梳理风险点，及时预防、跟踪与处理。而全过程风险管理落实过程中，施工企业应进一步细化印章合规管理，做到用印范围明确、用印流程规范、严格约束项目部用章、专人妥善保管，并遵守印章管理相关的国家法律法规的规定、相关的企业内部制度文件，从而保障施工企业合法权益，实现合规经营的目标。