董事会召集临时股东会议的三项规则

　　股东（大）会会议是股东协商公司重大事项以及行使管理权利的主要机制。我国公司法中规定了定期会议和临时股东会议两种股东会议形式。定期会议一般由公司章程约定在固定时间召开且召开次数少，所以临时股东会议就成为了公司中常用的会议模式，也是中小股东行使权利的主要方式。我国公司法对临时股东会会议召开的提议主体以及会议的召集和主持程序均有明确的规定。

 

　　本文我们结合实务中发生的三个问题展开分析，包括：（1）有权主体提议召开临时股东会会议的，董事会应该在多长时间内召集，如果提议函件中对召集期限有所要求，董事会超过该期限召集是否一律认为拒不履行召集职责？（2）公司法规定要召开临时股东会会议，应先由董事会或者执行董事召集，那如果会议议题是要罢免执行董事，是否还要由执行董事召集和主持该次股东会会议？（3）公司法规定由董事会召集股东会会议，董事长主持会议，那如果公司章程中约定召集和主持均由董事长完成，该约定是否有效，违反该约定是否导致股东会决议的程序瑕疵？

 

　　案例阅读

 

　　一、《公司法》以及相关法律未规定以及章程未约定董事会或者监事会收到提议后多少日内召集股东会会议的情形下，董事会应依照股东提议函中要求的合理期间召集，未在股东要求的合理期限内召集的视为不履行召集职责

 

　　案例一：“阮某诉龙威公司等公司决议撤销纠纷案民事裁定书”【（2016）闽民申133号】

 

　　龙某系龙威公司的监事，其于2014年10月13日向阮某当面送达了《提议召开临时股东会函》，要求阮某在收到函后16日内（即2014年10月29日前）召集和主持临时股东会会议。阮某并未在16日内召集和主持临时股东会议也未说明原因。之后龙某自行召集并主持了会议并形成股东会决议。现阮某主张临时股东会议召集程序违法，应撤销股东会决议。

 

　　福建省高级人民法院认为：

 

　　《公司法》及相关法律虽未规定董事会在收到提议后应当在多少日内召集会议，但考虑到公司管理的高效性和市场经营的及时性，龙某在函件中要求的16日可以视为合理期间。但阮某在收到函件后，并未在相应时间内召集股东会议，也未对是否召开股东会议或者未能按时召开股东会议的原因进行答复和说明，其行为应视为不履行召集股东会议职责。

 

　　在此情况下，龙某作为公司监事召集和主持股东会会议是符合上述法律规定的条件的。阮某虽然于2014年11月14日，向公司股东发出召开临时股东会的书面通知，决定召开临时股东会议。但阮某之后的行为不能成为之前未履行公司执行董事职责的抗辩理由。

 

　　关于龙某召集和主持的股东会会议所形成的决议是否具有法律效力的问题。阮某拒收会议通知应当视为自愿放弃参加股东会会议的权利，属于对自己股东权利的处分。龙某在对公司全体股东进行会议通知后，按期主持召开临时股东会会议，在占公司股权比例80%的股东参会的情况下，表决通过临时股东会会议议题并形成决议，会议全程进行了公证。故应当认为此次临时股东会会议的召开及形成的决议符合相关法律规定，具有法律效力。阮某主张龙某没有在股东会前通知其参加会议，股东会决议违反法律规定应予以撤销的主张缺乏依据。

 

　　二、执行董事虽未在提议人要求的时间内召集股东会，但是召集时间并未违反公司法或者公司章程提前15日通知的规定，应视为执行董事已经履行了召集股东会会议职责

 

　　案例二：“李某等与金辇酒店公司等公司决议撤销纠纷再审审查与审判监督民事裁定书”【（2020）京民申3396号】

 

　　王某系金辇酒店公司执行董事，李某系金辇酒店公司监事。李某于2017年6月23日、25日分别以快递、短信形式向执行董事王某提议召开临时股东会，要求王某收到提议之日起3日内召集，并在20日内召开。王某未在李某提出的3日内召集，于收到提议后5日内，即2017年6月30日发出召开2017年7月17日临时股东会的通知。在此之后李某于2017年7月18日主持召开临时股东会。

 

　　现王某主张2017年7月18日主持召开临时股东会形成的股东会决议违反召集程序而应予以撤销。

 

　　北京市高级人民法院认为：

 

　　根据《中华人民共和国公司法》第四十条第二款和第三款规定：有限责任公司不设董事会的，股东会会议由执行董事召集和主持。董事会或者执行董事不能履行或者不履行召集股东会会议职责的，由监事会或者不设监事会的公司的监事召集和主持；监事会或者监事不召集和主持的，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持。"第四十一条第一款规定：召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。"金辇酒店公司章程第十一条和第十二条也规定了关于临时股东会的召集程序，与公司法的有关规定一致。

 

　　本案中，王某系金辇酒店公司执行董事，李某系金辇酒店公司监事。李某于2017年6月23日、25日分别以快递、短信形式向执行董事王某提议召开临时股东会，要求王某收到提议之日起3日内召集，并在20日内召开。王某未在李某提出的3日内召集，于收到提议后5日内，即2017年6月30日发出召开2017年7月17日临时股东会的通知。召集时间并未违反公司法或者公司章程提前15日通知的规定，应视为执行董事已经履行召集股东会会议职责。在此情况下，李某于2017年7月18日主持召开临时股东会，会议的召集程序不符合前述法律和公司章程的规定。

 

　　胡某1、胡某2、李某主张执行董事召开的7月17日临时股东会表决审议内容与监事李某要求的内容不符，不是对监事召集股东会要求的落实，但监事提议召开临时股东会时并未提出明确的会议议题。因此无法认定执行董事构成不履行召集股东会会议职责，监事有理由自行召集7月18日临时股东会。一、二审法院认定7月18日临时股东会召集程序不符合法律和公司章程的规定应予撤销，处理结果并无不当。

 

　　三、在股东会议题为罢免执行董事的特殊情况下，监事或者股东可以作为第二顺位主体召集股东会会议

 

　　案例三：“王某与上海利苑金阁公司、小鲜公司等公司决议撤销纠纷二审民事判决书”【（2021）沪02民终1462号】

 

　　该案中，上海利苑金阁公司股东王某认为，涉案股东会由监事即陈某和小鲜公司直接召集，并由陈某主持，未履行提请执行董事任某召集及主持的在先程序，违反《公司法》及公司章程的规定，应予以撤销。

 

　　上海市第二中级人民法院认为：

 

　　根据我国《公司法》规定，董事会在不能履行或者不履行召集股东大会会议职责时，监事会应当及时召集和主持。陈某、小鲜公司作为上海利苑金阁公司监事、股东，在股东会议题为罢免执行董事任某的特殊情况下，可以作为第二顺位主体进行股东会的召集，更何况股东会议题对任某不利，按照常理任某也不会主动召集罢免其执行董事职务的股东会，因此该部分程序并无严重不当。另外，王某主张股东会召集时未通知任某，股东会议题为罢免其执行董事职务，未通知任某参加股东会不会对其余股东公平参与股东会并形成多数意思造成影响。一审法院认为股东会召集程序存在轻微瑕疵，未对《股东会决议》的形成产生实质影响并无不妥。

 

　　四、公司章程中对临时股东会议召集程序的约定与《公司法》规定不一致的，若两者未构成实质性冲突，则章程并不因此而无效

 

　　案例四：“林都公司诉花木公司等决议纠纷再审案民事判决书”【（2017）豫民再226号】

 

　　二审法院认为：

 

　　本案各方当事人的根本分歧是花木公司章程第十七条内容效力认定问题。花木公司章程第十七条规定：“股东会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由监事召集和主持；监事不召集和主持的，代表十分之一表决权的股东可以自行召集和主持。”

 

　　《中华人民共和国公司法》第四十条规定：“有限责任公司设立董事会的，股东会会议由董事会召集，董事长主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事主持。有限责任公司不设董事会的，股东会会议由执行董事召集和主持。董事会或者执行董事不能履行或者不履行召集股东会会议职责的，由监事会或者不设监事会的公司监事召集和主持；监事会或者监事不召集和主持的，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持”。

 

　　显然，公司章程第十七条与公司法第四十条内容冲突。关于该公司章程条款的效力问题，该院认为，公司法虽然是私法，但也包含了较多的强行性规范，是公司和公司股东及高级管理人员必须遵守的。股东会的召集程序和董事会的议事规则等，均必须遵守法定程序。公司章程是公司法的调整对象，公司自治是相对的，其内容不得违反公司法强制性规范。公司法第三十九条规定，临时股东会代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上的董事等提议召开临时股东会的应当召开临时股东会。中远公司作为占72%表决权的股东享有召开临时股东会提议权。其提议后，董事会应当组织召开临时股东会。

 

　　董事会是有限责任公司的业务执行机构，享有业务执行权和日常经营决策权。公司法第四十六条规定了董事会的职权为召集股东会，并向股东会报告工作等。董事长的职权是主持股东会议，召集和主持董事会会议。公司法未赋予董事长召集股东会的职权，股东会的召集权属于董事会。董事长在没有经过董事会讨论并作出决定的情况下，无权擅自召集股东会。花木公司章程规定由董事长个人行使本应由董事会这个组织机构行使的职权，违反了公司法规定，可能损害公司、股东的权益或董事会及其他董事的权力行使，应为无效条款。

 

　　河南省高院再审认为：

 

　　花木公司章程规定的股东会会议的召集和主持人依次为董事长、监事、代表十分之一表决权的股东。花木公司章程与《中华人民共和国公司法》的相关规定尽管不一致，但并未构成实质性冲突，故花木公司章程及相关条款并不因此而无效。公司章程及其有关条款的效力判断，应以是否违反法律、行政法规的强制性规定为依据。原判认定花木公司章程第十七条无效错误，本院依法予以纠正。

 

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　　实务经验总结

 

　　（一）如何认定董事会或者监事会不履行召集职责？

 

　　在我们梳理的案例中，认定董事会或者监事会不履行召集职务的通常情形是董事会或者监事会未在提议人要求的合理期限内召集临时股东会议。《公司法》并未规定董事会或者监事会需要在收到临时股东会提议的多长时间内召集临时股东会。其中在案例二中，提议人给执行董事召集会议的时间是3天，但是执行董事在收到提议后的5天才召集临时股东会议，并按照公司法、公司章程规定提前15日通知股东，法院认为该种情形应视为执行董事已经履行召集股东会会议职责。

 

　　在案例一中，龙某在提议函件中要求阮某于收到提议后的16日召集股东会议。但阮某在收到函件后，并未在相应时间内召集股东会议，也未对是否召开股东会议或者未能按时召开股东会议的原因进行答复和说明，法院认为龙某提议函中的16日为合理期限，董事会行为应视为不履行召集股东会议职责。

 

　　所以，可见，如果超过16日则视为未履行，而超过3日，在5日内召集则视为已经履行，法院的自由裁量权还是在合情合理的范围。

 

　　为了避免争议，我们建议，事先可在公司章程中明确董事会或者监事会在收到召开股东会提议之日的多长时间之内需召集临时股东会议，以免就此产生纠纷。

 

　　（二）并不是所有的股东会会议均应由董事会或者执行董事召集

 

　　从实务案例来看，股东会有权选举和更换非由职工代表担任的董事，如果股东会会议议题就是要罢免唯一的执行董事，就不需要执行董事去召集股东会会议。

 

　　（三）公司能否在章程中自行约定与《公司法》第四十条规定不一致的召集程序？

 

　　基于公司章程自治，公司章程内可否约定与《公司法》第四十条规定不一致的召集程序？对于该问题，案例四中，二审法院与一审法院给出了不同的裁判观点。二审法院认为股东会的召集程序和董事会的议事规则等，均必须遵守法定程序。《公司法》第四十条属于强制性规范，公司章程是公司法的调整对象，公司自治是相对的，其内容不得违反公司法强制性规范，因此章程规定无效。

 

　　河南省高级人民法院再审则认为公司章程与《公司法》第四十条的相关规定尽管不一致，但章程中约定由董事长召集并主持临时股东会议与《公司法》第四十条规定并未构成实质性冲突，花木公司章程及相关条款并不因此而无效。

 

　　因此，谨慎起见，股东在公司章程中对于临时股东会议召集程序的约定最好与《公司法》第四十条保持一致，以免之后对此产生不必要的纠纷。

 

　　法律规定

 

　　《中华人民共和国公司法》（2018年修订）

 

　　第三十九条　【定期会议和临时会议】股东会会议分为定期会议和临时会议。

 

　　定期会议应当依照公司章程的规定按时召开。代表十分之一以上表决权的股东，三分之一以上的董事，监事会或者不设监事会的公司的监事提议召开临时会议的，应当召开临时会议。

 

　　第四十条　【股东会会议的召集与主持】有限责任公司设立董事会的，股东会会议由董事会召集，董事长主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事主持。

 

　　有限责任公司不设董事会的，股东会会议由执行董事召集和主持。

 

　　董事会或者执行董事不能履行或者不履行召集股东会会议职责的，由监事会或者不设监事会的公司的监事召集和主持；监事会或者监事不召集和主持的，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持。

 

　　第四十一条　【股东会会议的通知与记录】召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。

 

　　股东会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。

康欣，德恒北京办公室律师，北京大学民商法学博士、民商法学硕士，南开大学法学学士；中国物流与采购联合会供应链金融分会特约研究员，《国际金融报》特约分析员，国家商务部主办的《贸易金融》杂志特约法律培训讲师。主要执业领域为供应链金融、公司治理、保险、私募基金等商事争议解决。

 

沈若男：律师助理，中国政法大学民商法学硕士，专业方向：公司法、破产法、信托法。